Le corps médical est composé de nombreux professionnels dont des spécialistes de tous genres : dentiste, ophtalmologue, chirurgien, cardiologue, etc. Pour chaque spécialité, le secrétariat à distance est indispensable pour assurer une meilleure gestion des appels téléphoniques, des agendas et de la prise de rendez-vous. Pour cela, plusieurs solutions sont envisageables dont la solution du télésecrétariat médical. Comment choisir un telesecretariat medical adapté à votre activité et pourquoi l’externaliser ?

L’objectif du secrétariat médical

Le secrétariat médical externalisé constitue un élément primordial pour garantir une meilleure organisation de votre cabinet médical. Quelle que soit votre spécialité, l’accueil téléphonique est le premier contact que vous avez avec vos patients. Vous devez donc vous assurer de véhiculer une bonne image de votre métier. L’externalisation du secrétariat médical permet à la fois de prendre vos appels et votre agenda médical. Aussi, pour trouver le télésecrétariat médical adapté à vos besoins, vous devez premièrement demander conseils auprès de vos collaborateurs. Pour cela, vous pouvez soit entrer directement en contact avec d’autres professionnels de votre milieu ; ou rejoindre des groupes d’intérêts communs sur les réseaux sociaux. Les avis d’autres professionnels vous permettront d’établir une première liste des entreprises à contacter.

Evaluez vos besoins en télésecrétariat médical en fonction de vos exigences

Il existe autant de solutions de télésecrétariat médical possibles qu’il peut y avoir de besoins spécifiques à un métier. Aussi, avant de choisir l’entreprise à consulter, vous devez d’abord établir une liste des critères de performances que vous attendez d’un télésecrétariat médical.

– Le temps d’attente au téléphone parce que vous avez besoin d’un secrétariat téléphonique disponible à tout moment et qui répond dans l’immédiat.

– La qualité de l’accueil téléphonique car vos secrétaires médicales doivent respecter des consignes prédéfinies pour chaque situation.

– La disponibilité : votre secrétaire médicale doit respecter une plage horaire spécifique et rester disponible pendant les heures que vous lui indiquez, selon vos besoins.

– La flexibilité car vous avez besoin d’un télésecrétaire capable de gérer toutes les situations, les urgences comme la gestion des rendez-vous à la dernière minute ou encore les annulations, voire les situations conflictuelles.

– Le prix parce que vous avez besoin d’un télésecrétariat médical de qualité et dont les services correspondent exactement à vos attentes et votre budget. Un télésecrétariat qui propose des tarifications par appel ou forfaitaires.

Les différentes formes de télésecrétariat médical

Comme il a été spécifié auparavant, le secteur du télésecrétariat médical se compose de différents types d’acteurs.

La petite structure locale vous convient si votre cabinet gère une clientèle raisonnable. Avec une dizaine de télésecrétaires sur le plateau, votre accueil téléphonique sera des plus conviviaux et chaleureux. C’est la solution idéale pour obtenir un service de télésecrétariat médical de proximité. Mais les temps d’attente peuvent être plus ou moins longs.

La grosse structure nationale constitue un véritable call-center qui gère des appels entrants à la chaîne. C’est l’accueil téléphonique idéal pour les établissements hospitaliers d’envergure afin d’avoir une permanence téléphonique. Elle permet de réduire considérablement les temps d’attente des patients au téléphone.

Avec la télésecrétaire médicale indépendante, vous obtenez un télésecrétariat médical personnalisé. Mais ce service coûte généralement plus cher que les structures locales et nationales.